Выделенные объект и его атрибуты необходимо описать в терминах СУБД Access. В Access данным соответствует определённый тип:
· числовой;
· логический;
· текстовый;
· поле дата/время;
· денежный;
· поле MEMO и другие.
Приведём сортировку полей 11 таблиц по типу данных (табл. 3.2).
Таблица 3.2
Сортировка полей таблиц по типу данных
| Текстовые поля | Числовые поля | Логические поля/поле дата/время | Текстовые поля | Числовые поля | Логические поля/поле дата/время |
| Таблица «Персоналии» | Таблица «Образование» | ||||
| ФИО; месяц рождения; место рождения; национальность; семейное положение | Личный номер; личное дело №; год рождения; день рождения | Владеет ин. языками, языками народностей РФ; участвовал в боевых действиях; был в плену; имеет награды; имеет детей; дело находится в архиве | Образование; специальность по образованию; учебное заведение | Личное дело №; год окончания | нет |
| Таблица «Иностранные языки, языки народностей РФ» | Таблица «Боевые действия» | ||||
| Владеет хорошо; владеет плохо | Личный номер | нет | Когда; где; ранения и контузии | Личный номер; сколько времени находился | нет |
| Таблица «Награды» | Таблица «Плен» | ||||
| Наименование ордена, медали | Личное дело № | Дата награждения | При каких обстоятельствах; где? | Личный номер; сколько? | нет |
| Таблицы «Семья», «Дети» | Таблица «Служба» | ||||
| ФИО жены, мужа; адрес местожительства семьи; ФИО детей | Личный номер; год рождения жены, мужа; № дома; № квартиры; годы рождения детей | нет | Должность с указанием органа, части; местонахождение; наименование органа, издавшего приказа | № трудовой книжки; личный номер; № приказа | Дата вступления в должность; дата ухода; дата приказа |
| Таблица «Трудовая деятельность» | Таблица «Звание» | ||||
| Наименование учреждения; адрес; должность | № трудовой книжки | Дата поступления; дата ухода | Звание; кем издан приказ | Личный номер; номер приказа | Дата приказа |
Поля таблиц также различаются по типу элемента управления: «поле», «список», «поле со списком». Для удобства работы с таблицами служебной карточки для некоторых полей целесообразно ввести список или поле со списком (табл. 3.3).
Таблица 3.3
Списки и поля со списком служебной карточки
| Список | Поле со списком | Значения | Примечание |
| - | Звание | Младший лейтенант, лейтенант, старший лейтенант, капитан, майор, подполковник, полковник | - |
| - | Владеет иностранным языком хорошо/владеет плохо | Английский, немецкий, французский, китайский, бурятский | Список постоянно можно обновлять наиболее часто используемыми значениями |
| - | Образование | Высшее, н/высшее, общее, среднее специальное, н/среднее, военное, высшее с аспирантурой, школы и курсы МВД | - |
| Специальность по образованию | Педагог, менеджер, юрист, экономист, бухгалтер, инженер, медик, журналист | Список постоянно можно обновлять наиболее часто используемыми значениями | |
| Месяц рождения | - | 12 месяцев. | - |
| Национальность | Русский, бурят, украинец, азербайджанец, белорус | Список постоянно можно обновлять наиболее часто используемыми значениями | |
| Семейное положение | - | Замужем, не замужем, женат, не женат, разведён, разведена | - |