Данные таблицы 2.3 показывают, что с помощью персонального компьютера оформляются в основном приказы, отчеты, графики отпусков и др. Но все еще имеются документы, оформляемые на бумаге: очень часто происходит внесение новых сведений в карточку № 2, оформленную на бумажном бланке с помощью ручки. Оформление карточки на ПК позволило бы инспекторам Хранилища личных дел оптимизировать свою работу.
Существенным ограничением введения автоматизированного документооборота является существующее законодательство, которое требует обязательного ведения документации (личных дел, приказов, отчётов и т.п.) в бумажном виде. Но использование автоматизированной БД карточек для справочно-поисковой работы, компьютерных форм документов не запрещается. Поэтому проектными предложениями являются:
1) проектирование необходимой для работы базы данных сотрудников ГУФСИН (на основе данных служебной карточки формы №2) на компьютере;
2) организация локальной сети Управления кадров, с выделенным сервером;
3) покупка необходимых для работы факсов (табл. 2.6).
Таблица 2.6 Перечень проектных мероприятий
| Недостатки действующей информационной технологии | Проектные предложения | Описание действий/документов |
| Отсутствие базы данных сотрудников на ПК | Проектирование базы данных под управлением СУБД MS Access | Проектирование структуры данных, интерфейса служебной карточки формы № 2 |
| Отсутствие локальной сети: а) отсутствие необходимых технических средств; б) отсутствие необходимых программных средств для организации локальной сети | 1. Использование существующих технических средств путём добавления необходимых, но отсутствующих в конфигурации элементов. 2. Установка необходимых программных средств с учётом их последующего востребования на каждом конкретном рабочем месте | Выбор топологии сети, перечень необходимых деталей с указанием цен Перечень необходимых программных средств с указанием цен |
| Отсутствие двух необходимых в работе факсов | Покупка 2 факсов | Выбор оптимальной цены |
Таким образом, изменение существующей информационной технологии будет происходить по вышеуказанному перечню мероприятий.
ПРОЕКТ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КАДРОВ ГУФСИН Перейти на страницу: 1 2 3 4