В ведении исполнительного директора находится рекламный отдел. Это наиболее гибкий, по своей структуре, и инновационный отдел. В состав рекламного отдела входят:
менеджер по полиграфии
руководитель рекламной группы журнала
руководитель рекламной группы агентства
Им соответственно подчинены менеджеры по рекламе, которые, в свою очередь, руководят работой рекламных агентов. Функции сотрудников рекламного отдела является интегрированными, что создает возможность перестановки кадров в зависимости от специфики поступающих заказов.
Функции сотрудников рекламного отдела являются:
*
поиск, сбор и анализ информации о рекламодателях и других потребителях услуг и продукции фирмы, исходя из всего перечня продукции и услуг
*
поиск и сбор сопутствующей деловой информации (о конкурентах, поставщиках, потребителях), способствующей более рациональному грамотному и доходному ведению деятельности фирмы
* ведение делового документооборота,
доставка информационных материалов, иной рабочей документации, корреспонденции и/или продукции
* ведение деловых переговоров со сторонними организациями с целью предложения и сбыта услуг и продукции фирмы (получение заказа) на максимально выгодных условиях для АО "Ректайм"
* осуществление согласовательных процессов со сторонними организациями в ходе выполнения договорных обязательств фирмы перед ними
* своевременная и полная передача соответствующим отделам и/или их работникам полученной в ходе работы информации и материалов, контроль сроков готовности и соответствия требованиям заказчика, выдаваемой отделами продукции
* контроль и своевременное обеспечение оплат от сторонних организаций заказчиков, обеспечение притока финансовых средств в фирму
Финансовый отдел также подчинен исполнительному директору. На основании Устава АО "Ректайм" главный бухгалтер осуществляет следующие функции:
ведение бухгалтерской, статистической и иной отчетности
составляет и готовит к сдаче баланс
отстаивает права налогоплательщиков перед фискальными органами РФ
Информационный, производственный и отдел обслуживания подчинены генеральному директору фирмы.
В функции производственного отдела входят:
подготовка базовых моделей макетов
организация производственного процесса третьих лиц (подрядчиков, субподрядчиков). Например, обеспечение выполнения типографских работ в ЗОА « Еманжелинский Дом Печати» в рамках заказа, тиража и т.д.
принятие решений об экономической эффективности базовых моделей
выставление рекомендательных расценок на производимую продукцию (услугу)
Входящий информацией производственного отдела является заказ, а основным видом продукции - макет.
Заказ характеризуется:
* пояснение заказчика
* пояснение изготовителя
* возможными образцами заказчика
* возможными образцами изготовителя
* себестоимостью изготовления (бумага, краска, технические материалы и т.д.)
Основными функциями отдела информации являются:
сбор и анализ информация
поддержание оперативной связи с органами местного самоуправления
систематизация информации
обеспечение собственной интерпретации информации
подготовка текстов, обеспечивающих максимально потное соответствие излагаемой информации факту, т.е. выполнение принципов правдивости и достоверности.
Описанная структура имеет свою иерархию, т.е. управленческие процессы осуществляются руководителями двух уровней:
1 Уровень.
Представители высшего уровня управленческой иерархии, обладающие наибольшей властью и ответственностью за деятельность фирмы. Таковыми являются генеральный директор и исполнительный директор. В функции генерального директора входят определение зада фирмы, разработка долгосрочных планов, формулировка политики м выполнения представительских функций. Исполнительный директор в соответствии с разработанной стратегической линией координирует деятельность рекламного отдела, а также соизмеряет осуществление поставленных перед фирмой задач с ее финансовыми возможностями.
2 Уровень.
Менеджеры-контролеры. Они надзирают за работой исполнителей и претворяют в жизнь планы, разработанные на 1 Уровне.
3 Уровень -
это непосредственные исполнители управленческих и производственных программ.
Таким образом, на основе полученных данных составим линейную карту распределения ответственности (рис. 2).
Линейная карта распределения ответственности
| Обязанности, полномочия, виды функциональной деятельности | Генеральный директор | Исполнительный директор | Менеджер по рекламе | 2ой менеджер по рекламе | 3ий менеджер по рекламе | Журналисты | Начальник отдела производства |
| Определение основ политики действий и постановка задач | 1 | 1 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
| Функции руководства планированием и контролем работ | 2 | 1 | 3 | 3 | 4 | 5 | 5 |
| Фиксация отношений между центральным аппаратом и производственными отделениями | 1 | 1 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
| Контроль планов расширения, слияния и приобретения | 2 | 1 | 3 | 3 | 3 | 4 | 5 |
| Выбор принципов и процедур сбыта | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 2 | 4 |
| Координация прогнозов и перспектив сбыта продукции | 1 | 1 | 3 | 2 | 3 | 4 | 2 |
| Координация планов рекламы | 4 | 2 | 1 | 1 | 1 | 2 | 4 |
| Координация программ освоения новой продукции | 1 | 1 | 2 | 2 | 2 | 4 | 2 |
| Выбор методов и процедур финансового контроля | 1 | 2 | 3 | 3 | 3 | 4 | 3 |
| Координация бюджетов | 1 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 4 |
| Администрирование финансирования | 3 | 3 | 4 | 2 | 1 | 2 | 4 |
| Координация администрирования капитальных вложений | 1 | 2 | 3 | 3 | 3 | 3 | 2 |
| Администрация координации планов страхования и взаимоотношений с акционерами | 1 | 1 | 3 | 3 | 3 | 3 | 2 |