5. Обеспечивать интегрированные средства поиска.
Ключевой вопрос успешного использования приложений автоматизации управления в качестве источника знаний о работе НРБанка - наличие в них интегрированных средств поиска информации. Необходимо, чтобы средства поиска системы позволяли искать данные во всей системе, вне зависимости от приложений, в которых порождалась информация, и месторасположения информации. Необходимо обеспечить комбинированные средства поиска, включающие структурированные запросы, полнотекстовый поиск, поиск по классификаторам. Система должна обеспечивать сохранение типичных запросов в качестве шаблонов, а также возможность разграничения прав доступа на разные типы поисковых запросов.
6. Поддерживать единые средства управления жизненным циклом приложений и маршрутизации документов.
Приложения автоматизации управления и документооборота обеспечивают автоматизацию основных управленческих процедур компании. Данные, накапливаемые в них, содержат крайне важную информацию, которая позволяет судить об эффективности тех или иных бизнес процессов в организации. В связи с этим, крайне важно обеспечить интегрированные средства управления жизненным циклом приложений этой группы. Наличие таких механизмов обеспечит: наблюдаемость процессов; накопление и доступ к информации об эффективности процессов; экономию за счет сокращения простоев; возможность организации схем распределенной обработки информации, включение клиентов компании в бизнес процесс; обеспечение удобства пользователей за счет использования унифицированного доступа к заданиям.
7. Обеспечивать интегрированные средства управления и администрирования приложений.
Интегрированные средства управления приложениями обеспечивают существенное снижение совокупной стоимости владения информационной системой. Упрощается процесс внедрения каждого следующего приложения за счет сокращения сложности обучения администраторов, отсутствия необходимости инсталлировать дополнительное программное обеспечение, средств резервного хранения данных. Существенно упрощается аудит работы системы и изменение конфигурации приложений.
8. Обеспечивать общее пространство адресации всех объектов системы.
При внедрении приложений автоматизации управления крайне важно обеспечить возможности их интеграции с системами электронной почты и календарного планирования средствами управления контактами и другими базовыми приложениями, уже функционирующими в информационной системе организации. Подобного рода интеграция возможна в том случае, если приложения системы автоматизации управления обеспечивают средства адресации к объектам, таким как отдельные файлы документов и их версиям, учетным карточкам объектов, табличным представлениям и отчетам, папкам приложений и записям справочников.
9. Предоставлять унифицированные средства разработки (настройки) приложений и общего набора компонентов, используемых для встраивания в приложения.
Единые механизмы разработки приложений позволяют обеспечить преемственность при разработке и внедрении приложений на базе системы. Наличие подобных инструментов обеспечивает: возможность экономии при расширении функциональности; однократное обучение разработчиков и специалистов по внедрению системы; предсказуемость развития системы.
При внедрении приложений, обладающих указанным преимуществом, появляется возможность использования отдельных функций приложений управления, таких как хранение файлов и справочной информации, средств маршрутизации документов в других приложениях информационной системы. Например, появляется возможность добавить функции создания архива документов в ERP системы.
10. Внедрение комплекса приложения, реализующие «фиксированную» функциональность.
В НРБанке на сегодняшний день возникает необходимость комплексной автоматизации управления. Для решения этой задачи приложения должны охватывать множество рабочих мест. Причем, один пользователь может участвовать в разных процессах обработки документов в разных ролях.
Успешно решая изолированные задачи, конечные приложения не позволяют объединить все функции в единую систему управления документами и процессами в компании, что существенно ограничивает эффективность внедрения подобных приложений и ограничивает потенциальные возможности ее использования в будущем. Альтернативой подобному подходу является внедрение комплексной системы автоматизации управления на базе единой программной платформы.
11. Внедрение комплексного решения на базе платформы автоматизации управления имеют свои достоинства и недостатки.
Внедрение платформы автоматизации управления позволяет избежать проблем возникающих при "кусочной автоматизации" задач управления, но выбор базовой платформы автоматизации является нетривиальной задачей.
Таблица 3.1 Затраты на совершенствование автоматизации в отделе маркетинга НРБанка
| Виды затрат | Сумма, тыс.руб. |
| Затраты на технические средства (компьютеры, сканер, факс) | 145,0 |
| Затраты на программные средства (программа сканирования и обработки опросных листов и анкет, другие программные средства) | 16,5 |
| Затраты на установку сетевой связи между компьютерами различных отделов | 6,1 |
| Организационные затраты | 12,4 |
| Итого затрат: | 180,0 |