Делегирование представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если существенная задача не делегирована другому человеку, генеральный директор вынужден будет выполнять ее сам, что во многих случаях просто невозможно, так как время и способности руководителя ограничены. Более важным является умение «добиться выполнения работы другими». Делегирование представляет собой акт, который превращает человека в руководителя
Генеральный директор фирмы «ТОП-книга» работает, главным образом, с директорами управлений. В процессе делегирования полномочий он осуществляет следующие действия:
1. Выдает задания в расширенных пределах обязанностей.
2. Дает работникам право на «свободу маневра» и право работников принятия решения «на месте».
3. Налаживает «обратную связь» с работниками.
4. Осуществляет увязку управленческих решений в новые звенья.
5. Принимает на себя роли советчика, консультанта, арбитра, наблюдателя
При разработке нового проекта генеральный директор, наметив план проекта, осуществляет распределение обязанностей между директорами управлений Например, при решении открыть магазин в новом городе, генеральный директор поручает разработку ассортимента продуктов, которые будут представлены в магазине, директору управления продуктов; разработка схемы поставок продукции в магазин будет поручена директору логистики; финансовые аспекты – финансовому директору; вопросы по организационной структуре – административному директору. Кроме того, будет задействован глава дивизиона, на территории которого будет открыт магазин: он будет осуществлять первичный контроль за проведением работы по открытию магазина. Генеральный директор дает некоторые рекомендации, но директора управлений вольны действовать на свое усмотрение, так как они выполняют работу, входящую в их компетенцию. Генеральный директор осуществляет контроль посредством телефонных звонков, а также благодаря отчетам о проделанной работе, представляемых руководителями управлений на совещаниях.
В данном случае очень важно, что директора управлений «ТОП-книги» ответственно подходят к тем обязанностям, которые возложены на них. Именно от их ответственного подхода к осуществлению проекта зависит его эффективность. Генеральный директор содействует в целом их работе, но не вмешивается в неё, он лишь контролирует выполнение в срок обозначенных в плане действий. В этом состоит основной плюс делегирования полномочий в фирме: дается возможность директорам управлений использовать действовать по-своему, использовать имеющиеся знания, навыки работы в своей сфере, возможен творческий подход. Например, директор управления продуктов предполагает при открытии нового магазина включить в ассортимент не только книги, периодику и открытки, но также и канцелярские товары. При этом он ориентируется на то, что данный магазин будет располагаться вблизи крупных учебных заведений города, что вызовет повышенный спрос на канцелярию. Директор управления принимает это решение самостоятельно, осуществляет его и докладывает генеральному директору лишь о результатах
Генеральный директор фирмы «ТОП-книга» является действительно руководителем фирмы, так как он способен организовать работу подчиненных, распределять обязанности в соответствии с их компетенцией, осуществлять нестрогий, но достаточный контроль за выполнением работы. Также он дает возможность креативно подходить к выполнению сотрудниками работы, не ограничивая их рамками действий, которые они должны осуществить. Именно благодаря отлаженной системе делегирования полномочий, ответственному подходу к своей работе генерального директора (правильное распределение полномочий) и директоров управлений фирма «ТОП-книга» успешно функционирует.