Совещание может быть обречено на неудачу еще до того, как оно началось, если оно соответствующим образом не подготовлено.
Такие мероприятия бесполезно «съедают» рабочее время, расхолаживают сотрудников, подрывают авторитет начальника.
Подготовка совещания включает следующие мероприятия.
Определение основных характеристик и параметров совещания
Вначале следует определить основные параметры.
1. Цели совещания (зачем оно проводится, т.е. каким должен быть его результат). Прежде чем назначить совещание, убедитесь, что оно необходимо: многие совещания можно не проводить — достаточно побеседовать лично, довести информацию до сведения персонала через секретариат, обменяться письмами по e-mail, провести телеконференцию и т.д. Совещание должно преследовать конкретные полезные практические цели: «определить…», «согласовать…», «обсудить…» и т.п. Обязательно проверьте, может ли цель быть достигнута с помощью совещания.
2. Замысел (план) совещания:
как его начать;
основные вопросы повестки дня: за счет чего и как ответить на них конструктивно;
как его завершить.
3. Ведущий. Когда совещание ведет первый руководитель, да еще в авторитарном стиле, участники совещания зачастую думают не столько об эффективном решении рассматриваемых вопросов, сколько о самосохранении, а потому:
предпочитают «не высовываться» и ведут себя пассивно;
одобряют мысли и предложения руководителя независимо от их рациональности.
Это следует учитывать при выборе стиля проведения совещания. По возможности следует делегировать полномочия по ведению совещаний руководителям-специалистам, наиболее компетентным в обсуждаемых вопросах.
Определение состава участников и материалов к совещанию
Некоторые принципы настолько укоренились в нашем сознании как традиция и повседневная практика, что их непогрешимость и обязательность следования им не вызывают сомнений. Такими принципами, на взгляд автора, являются ограничение состава участников совещаний только непосредственно подчиненными тому или иному начальнику должностными лицами, равнодушие последнего к определению информации, которую необходимо подготовить к совещанию, и эффективности ее подачи. Очевидно, состав участников совещания неэффективно определять только по формальным признакам (по должности, званию, членству и пр.). К совещаниям необходимо привлекать независимо от статуса тех:
в чьей компетенции находятся обсуждаемые проблемы (вопросы);
кто имеет соответствующие знания, умения, способности, возможности, кого в первую очередь касаются обсуждаемые вопросы, чье мнение важно для принятия решения;
кто может предложить интересные идеи, объективно оценить мысли других, конструктивно повлиять на результаты совещания;
кто должен получить на совещании необходимую информацию.
При этом надо учитывать, что необоснованное увеличение числа участников совещания снижает их средний коэффициент участия и удлиняет совещание по времени. Не привлекайте «балласт», разрешайте участникам присутствовать не на всем совещании, а лишь во время обсуждения касающихся их вопросов, а тем, чей вопрос уже обсудили, уходить.
Чтобы быть полезным на совещании, каждый участник, ознакомившись с повесткой дня, должен спросить себя, почему его пригласили, чего от него ждут, и сделать все возможное, чтобы оправдать ожидания. Чтобы дискуссия на совещании была более конструктивной, решения — более обоснованными, при его подготовке важно изыскивать и задействовать всю соответствующую информацию. Для этого руководитель должен узнать, кто, что и насколько хорошо знает и умеет, кто на что способен, какая информация может быть полезной по тому или иному вопросу, где, кому и как ее следует искать, как донести ее до участников совещания. Для облегчения решения подобных вопросов в современных обучающихся организациях составляют и регулярно обновляют карты знаний, в которых указывают, кто / что, где, какой полезной информацией (знаниями) обладает, в какой форме и каким образом ее можно получить.
Определение повестки дня и оповещение участников
В повестке указываются цель, время, место проведения совещания, рассматриваемые на нем вопросы с указанием отведенного на них ориентировочного времени, имена докладчиков (если планируется их привлечение). Следует учитывать, что совещания проводятся в основном для анализа наиболее актуальных и сложных вопросов, требующих коллективного рассмотрения. Рекомендуемое их количество — один-три, несколько более мелких вопросов могут быть вынесены в раздел «Разное». Вопросы повестки располагают, как правило, в логической последовательности, а логически не связанные между собой вопросы — от более к менее важным. В повестке также могут быть указаны форма одежды, перечень материалов (принадлежностей), которые участники должны иметь при себе, что следует подготовить и т.д. Перейти на страницу: 1 2 3