Чтобы минимизировать риск привлечения к ответственности и защитить коммерческие секреты и внутреннюю информацию от посягательств со стороны посторонних лиц, компаниям следует разрабатывать собственную политику в отношении электронной почты.
Эта политика может базироваться на следующих принципах:
1. Определите, какие сообщения электронной почты следует сохранять, а какие удалять.
2. Предупредите пользователей о недопустимости пересылки сообщения без согласия отправителя. Особого внимания требует пересылка сообщений электронной почты, на которую распространяется право адвоката не разглашать полученную от клиента информацию.
3. Категорически запретите использование в электронной почте непристойных или унижающих человеческое достоинство замечаний о сотрудниках и клиентах.
4. Объясните сотрудникам, что к материалам, охраняемым авторским правом, относится не только текст, но и рисунки, видео- и аудиозаписи и предупредите их о внимательном распространении подобных материалов.
5. Утвердите процедуры, касающиеся обработки жалоб на неуместные или оскорбительные сообщения. Требуйте, чтобы сотрудники безотлагательно сообщали о получении оскорбительных сообщений. Серьезно и тщательно анализируйте каждый подобный случай, чтобы избежать возможных обвинений в том, что компания осознанно допускает или дает согласие на распространение оскорбительных сообщений.
6. Чтобы обеспечить конфиденциальность, важные сообщения электронной почты, передаваемые за пределы компании, следует обязательно шифровать.
7. В особо важных областях деятельности ограничьте число сотрудников, имеющих право отправлять сообщения по электронной почте за пределы компании, или разработайте процедуры предварительного просмотра сообщений до того, как они будут переданы за пределы компании.